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经验心得以及我最近优化更新周报

2020-03-24

今天我想跟大家分享一下关于“写周报”这件事,我的看法、经验心得以及我最近优化更新周报模板的,以此来帮助一些不愿意写周报的朋友,希望他们有所收获,能克服“怕写周报”这个恐惧。

据我观察,很多公司都会要求写周报,而很多人到了交周报的那天,总是不知道周报要写什么,或者觉得写周报是一件很痛苦的事情。


早上固定时间点召开晨会,沟通工作事项的进度和计划;下午快要下班的时候,大家写日报,阐述当天的工作情况和进展。

这一举措,其实对远程办公这种场景是非常有必要,也很有效果的。但是写日报这件事,让本就对写周报很为难的人,感觉雪上加霜———以前只需要一周写一篇,现在变成了“非常5+1”。

对于产品经理来说,可能某个需求或者某个项目的推进是迟缓的,那么可能这周的工作内容是推进A项目,下周还是推进A项目。如果项目一直被卡住,等到了写周报的时候似乎就没得可写了。总不能一直写“规划某个需求”,“设计某个产品”,“推动某个项目进度”,“整理某个产品的文档和资料”等……

但是很多时候写日报,写周报无可避免,那我们有什么好的办法来解决很多人不想写周报这件“难事”呢?

一、为什么讨厌写周报?

这是我总结的几个关于讨厌写周报的原因,大家看看里面有没有打中你的点。


1. 实际输出不够,不知道能写什么

每周的实际工作没啥输出,不知道要写什么,总感觉自己每天都没闲着,肯定是做了很多事的,但是就是想不起来,或者不知道能写什么。

2. 实际有输出,但是恐惧做总结或者运用文字,话到嘴边就是不知道怎么说

知道自己有输出,干了很多活,有很多实际输出。但是苦于自己表达能力弱,总是不会表达,越是不会表达,越是抵触和抗拒表达这件事。能逃避就逃避,跳出舒适圈会不会有大的改变不知道,但是缩在舒适圈肯定是舒服的。

3. 不太爱总结,怎么潇洒自在怎么来

就是不爱写总结,反正公司也没要求要写。实在要求写,我就随便写点东西,反正我总结能力一般,也不太Care这种条条框框,那就怎么潇洒怎么来。

4. 叛逆心理,觉得要求写周报的领导都是SB,在做秀

曾经经受了几家“魔鬼领导”的折磨,对很多事情的看法就变得偏激和盲目,例如“我待过几家大厂,我可以很负责任地告诉大家,要求写周报的领导都是‘SB’。”

5. 领导不看,每次花了心思写了很多,但是领导不Care我

我也曾满腔热血,意气风发地期待自己会在某家公司一展身手,从此走向人生巅峰之路。直到后来,我才发现,原来我每周写的周报,领导压根就不看,我感觉自己没被重视,太伤心……

6. 不认可这种行为,觉得写周报浪费时间,没啥收获

不管你说什么,我就是觉得写周报浪费时间,我每天都按时上班,极少或者从不摸鱼,我每周都认认真真的在上班,干嘛要写周报呢?难道我每天上班在干嘛,领导没看到吗?非要用这种条条框框来约束我吗?写周报真的有用吗?

7. 其他原因

太懒了/感觉时间不够用/总是会忘记写/记忆力不好,想不起来做了什么……

二、如何解决讨厌写周报这个问题呢?

我是从4个方面来进行分析和解决的:

  • 首先要理解,为什么要写周报?写周报的背景和原因是什么?
  • 其次要知道,怎么样才能快速方便地写完周报,不占用我太多的时间而又能达到满足领导的要求。
  • 接着要实践上面的方法,网上有千千万万的关于写周报的模板和心得,那我该用哪一份,应该要怎么用呢?
  • 最后就是得出结论,当自己试验了多种方案之后,得出一个最适合自己当前的方式,如果不满意,那么就要继续调整。


1. 为什么要写周报?

一般写周报都是上级或者公司、部门要求的,那么要寻找为什么写周报的原因,肯定是要从上级领导的角度来思考,寻找答案。

最直白的答案就是:你的领导不仅仅是你的领导,也是你旁边同事的领导,这意味着当领导者管理的人数很多时候,领导者并不能很清晰地知道每个人的状况,这里的状况可能指工作的进展,遇到困难,个人成长的情况等等。

所以,他们需要你主动汇报相关的信息给他,这样才能及时地了解整体的进展以及你个人的情况。

2. 怎么快速方便地写周报?

关于怎么写周报这个事情,只要去搜索引擎搜索一下,80%的答案都是给你一个模板,然后告诉你按照这个模板写就够了。这个事情和写简历一样,大家网上找个模板,然后修改一下就觉得这样写出来的简历肯定不差。

这里存在的最大的一个问题就是,我们“只知其然,而不知其所以然”,这样容易让我们走偏或者失去批判性思维。

我举一个例子,有很多周报模板都是用Excel来写,然后一周就是一个Sheet,Sheet的名称就是几号到几号。例如我之前用的周报模板就是这样的:


这个模板,一开始用的时候感觉很爽,固定好了样式,然后每周复制前一周的Sheet,改一下里面的内容就好了。

但是去年到了年终总结的时候,我才发现这个办法弊端很大,很头痛。

  1. 多张Sheet切换不方便,因为我需要一张一张看,然后逐个收集起来,通过周报去了解一整年的输出,这样看太多表格,让我直接放弃了;
  2. 每张有很多东西都需要重复填写,例如日期,我每次要看一下日历,然后改一下“本周2020-02-24至2020-02-28主要工作计划完成情况”里面的日期;
  3. 由于我担心自己周五写周报的时候会记不清楚每天做了啥,所以我会每天写日报,然后直接把日报Copy到企业微信的周报中,这样提交周报会很方便。但是阅读方就很痛苦,因为阅读者会看到你每天记录的“柴米油盐”,而很难直接看到重点。

综合上述的问题,我在上周的时候重新思考和整理了一下我的周报,换成了下面这样的模式。

设计这个周报模板的之前,我先用Axure简单地画了一个原型,然后列举出了我觉得重要的信息和应该要填写的内容。


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